En esta ocasión la auditoría estuvo liderada por el ingeniero Luis Gerardo Martínez, quien ha visitado la Universidad en ocasiones anteriores, y como auditora acompañante participó la ingeniera María del Socorro Rodríguez, quienes auditaron once procesos de la sede principal y de la Vicerrectoría de Universidad Abierta y a Distancia, VUAD.
Para este año la auditoría externa se planteó como objetivos los siguientes:
· Determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad Institucional con los requisitos de la norma ISO 9001:2008
· Determinar la capacidad del Sistema de Gestión de la Calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales aplicables al alcance del Sistema de Gestión y a la norma de requisitos de gestión.
· Determinar la eficacia del Sistema de Gestión para asegurar que la organización puede lograr sus objetivos.
· Identificar áreas de potencial mejora en el Sistema de Gestión.
El cierre se llevó a cabo el viernes 11 de noviembre con la presencia del rector general de la Universidad, Fray Juan Ubaldo López Salamanca, O.P., los vicerrectores académico, y administrativo y financiero general, los decanos de división y de Facultad, así como directores académicos y administrativos. En este espacio los auditores destacaron la evolución sostenida hacia la mejora del Sistema de Gestión de la Calidad el cual cada vez tiene mayor cubrimiento y madurez. A su vez, se identificaron fortalezas tales como:
· La capacitación de auditores internos quienes contribuyen a implementar los requisitos de la norma, así como a incrementar la capacidad para la realización de las auditorías.
· El diseño y la implementación de un programa de auditoría interna con más de 120 horas, que demuestra un trabajo planeado, detallado y profundo, que permite a los líderes de proceso hacer ajustes y mejoras que benefician el Sistema.
· La implementación de programas de deportes, recreación, cultura y salud por parte del Departamento de Bienestar Universitario los cuales apoyan la formación integral de los estudiantes y también el desarrollo humano de todos los miembros de la comunidad universitaria.
· La actualización de los syllabus y el uso de plataformas virtuales por parte del Instituto de Lenguas como herramientas de apoyo para el aprendizaje de los idiomas que se enseñan en la Universidad.
· La gestión de comunicaciones y de publicaciones con la presencia permanente de la imagen de la Universidad en todos los ambientes y en las actividades que se realizan.
· La gestión documental y la depuración del archivo central en cada una de las oficinas de la Universidad, lo que permite agilizar toda la operación y optimizar recursos.
· En evangelización y pastoral se destacan las actividades y estrategias realizadas de acuerdo con las necesidades de los estudiantes, así mismo esto contribuye a promulgar y desarrollar la vocación tomasina.
· El programa de núcleos comunes, se identifica como otra de las fortalezas ya que son espacios propios de todos los programas, fortalece a toda la comunidad universitaria en torno al logro de los objetivos de la USTA.
Como acciones de mejora se identificaron la formulación adecuada de proyectos, los cuales se deben actualizar y documentar con base en los cambios durante su implementación; el análisis de las causas y la solución de problemas; incluir la programación de las actividades de Bienestar Universitario en la página web; en cuanto a los servicios de apoyo e infraestructura se recomienda evitar repetición de procesos particularmente en lo relacionado con la selección de proveedores, entre otras.
Los auditores felicitan a la Universidad por el avance en la consolidación del Sistema de Gestión de la Calidad e invitan a la Universidad a continuar adelante con la implementación de la norma en su versión 2015, pensando en los beneficios y efectos que traerá en el servicio que presta la institución y en los egresados.
Por parte de la UGICU se agradece a la comunidad universitaria por la activa participación en esta auditoría externa que hace posible los resultados favorables obtenidos. La invitación es a seguir trabajando en pro de la excelencia y del fortalecimiento y perfeccionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la USTA con base en los retos que ya se han identificado.
Una vez el ICONTEC dé a conocer los informes de la auditoría estos serán entregados a los líderes de los procesos con el fin de levantar los respectivos planes de mejora.
